Arrêté des comptes et tenue des AG pendant la crise sanitaire : comment s'y préparer ?

La majeure partie des sociétés sont en train d’arrêter leurs bilans de l’exercice clos le 31 décembre 2019, et la situation d’urgence sanitaire est venue largement perturber ce processus.

Les mesures de confinement rendant en effet impossible la tenue physique des réunions d’assemblées générales, leur fonctionnement est nécessairement modifié.

Pour faire face à cette crise, par des mesures d’exception, plusieurs ordonnances sont venues simplifier et adapter :

• les conditions de tenue des assemblées générales et de réunion des organes dirigeants (I) 
• les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes (II).

 Sont concernées par ces mesures d’exception toutes les personnes morales (sociétés commerciales, sociétés civiles, etc.) et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (comme les copropriétés).

Les principales mesures de ces ordonnances concernant les sociétés non cotées sur un marché règlementé sont les suivantes :

I - Tenue des assemblées générales 

a)     Possibilité de tenir l’assemblée sans ses membres

Compte tenu des règles de confinement et des mesures restrictives de déplacement imposées, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que la réunion des associés se tiendra sans la présence physique des participants, par voie de conférence téléphonique ou audio-visuelle.

Les associés pourront également participer par l’envoi d’un pouvoir ou d’un vote à distance. 

Ces moyens pourront être mis en œuvre nonobstant l’absence de clause ou même une clause contraire figurant dans les statuts. 

Les décisions seront considérées comme régulièrement prises. 

Attention cependant : les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. 

b)    Recours à la consultation écrite facilité

Les sociétés ont la possibilité de recourir à la consultation écrite des assemblées pour celles dont ce mode de participation est autorisé par la loi  (SARL, SNC par exemple mais pas les SA) et ce, nonobstant l’absence de clause prévoyant ce mode de consultation ou même une clause contraire dans les statuts.  

c)     Recours facilité à l’utilisation de la visioconférence et recours aux moyens de télécommunication pour les membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction  

Le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication est étendu aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions règlementaires ou non. Cette règle s’applique sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s'y opposer.

Comme pour les assemblées, les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

d)    Formalités de convocation aménagées

En cas de recours à un des modes exceptionnels de tenue d’assemblée visés ci-dessus (a) et b) lorsque tout ou partie des formalités de convocation de l'assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l'assemblée en sont informés par tous moyens permettant d'assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. 

II - Etablissements et approbation des comptes  

a)     Approbation des comptes

En principe, les sociétés doivent procéder à l’approbation de leurs comptes dans les six mois de la clôture de chaque exercice. 

Ce délai est prorogé de trois mois pour toutes les sociétés et pour les entités dépourvues de « personnalité morale » lorsque ces comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020.

Ces dispositions sont applicables aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020.

Cette prorogation ne s’applique pas aux sociétés dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Ainsi en pratique, les sociétés clôturant leurs comptes au 31 décembre 2019 auront jusqu’au 30 septembre 2020pour approuver les comptes de cet exercice.

b)    Documents prévisionnels

Les documents de gestion prévisionnels mentionnés à l’article L. 232-2 du code de commerce doivent être établis par toute société commerciale qui, à la clôture d'un exercice social, comptent 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d'affaires, à la même époque, est égal ou supérieur à 18 000 000 euros. Il s’agit d’établir une situation de l'actif réalisable et disponible et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel.

Le conseil d'administration, le directoire ou les gérants établissent ces documents dans les délais suivants :

• 4 mois à compter de l’ouverture de l’exercice pour le plan de financement et le compte de résultat prévisionnel de l’exercice en cours, le tableau de financement, ainsi que la situation de l’actif réalisable et du passif exigible ;
• 4 mois suivant la clôture du premier semestre de l’exercice pour la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible du premier semestre de l’exercice, ainsi que pour la révision du compte de résultat prévisionnel établi 6 mois auparavant.

Ces délais sont prorogés de deux mois.

Ces dispositions s’appliquent aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

L’ensemble de ces mesures est applicable aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020. En cette période à la fois inédite et délicate pour de très nombreuses entreprises, le temps est donc venu d’éprouver les outils de visioconférences. 

Toute l’équipe de LEXYMORE reste plus que jamais mobilisée et à l’écoute de ses clients pour les assister et les conseiller dans la mise en œuvre de leurs assemblées.